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打印外包解决方案

关键词:翔宇  打印外包  打印机租赁  

      打印外包服务既省钱又省力,又降低了安全隐患,但目前采用外包服务的企业还只是少数。 外包打印帮助企业级用户轻松实现在不断降低总体办公成本的同时,大幅度提升整体办公效率。并通过数据集成和业务外包服务等方式,目标是更好地实现打印流程的管理和整合。

新型的打印外包服务,开始让企业重新意识到一度被忽略的打印成本


打印外包可以为中小企业解决资金的困扰
 

      在经济低迷期,企业对外包服务是会收缩还是会更加积极?

 

      结论很不确定。但据有关调查显示,当经济不景气时,企业会更加仔细地核算成本,一些大额的、长期的外包项目有缩减的可能,而一些新型的、投资少但对缩减成本见效快的外包却开始受到欢迎。

 

      打印外包便是其中一种。打印外包还采用了多种新型的付费模式,而具体计数方式是和用户选取服务内容是相关的。经济低迷期,这种打印外包模式对资金紧张的企业更具吸引力,这样的企业一般会选择设备、耗材维修等全部外包的租赁模式,在降低成本的同时可以缓解企业现金流上的压力。这时采用打印外包模式就好比当你必须用车而手头很紧时,你可以选择去租辆车而不是只能借钱买辆车。


企业打印目前面临的多种潜在费用
 

  看起来打印外包服务既省钱又省力,又降低了安全隐患,但目前采用外包服务的企业还只是少数。 在人们的传统观念中,打印机和PC等设备相比,它从来都只是一个办公终端,与电话、传真机一起相提并论。许多时候,复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门,相对于服务器,网络、存储、ERP等来说,文印在企业内部不大受重视,很少得到系统性的规划。 同时,许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算。许多企业的管理层,只看到打印设备的更新需要付出成本,而对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。实际上,有关统计显示,按总体打印成本来看,约占到收入的6.1%,当然,不同的行业差异很大。比如广告、设计、电信、金融、保险等行业打印量都很大,相应地,打印费用也很大。而其中有90%的公司没有追踪打印成本,很多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。很多IT经理或是行政办公经理只看到打印管理的10%的费用——就是打印机费用,而对打印耗材、维修费用、人力成本这些费用没有算进去。难怪市场调研公司Gartner分析指出:打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后“堡垒”,如何进行成本控制和预算管理,文印环节成为被日常管理遗忘的角落。


打印外包满足以下企业诉求
 

一是对打印要求很高,打印量很大;

二是企业的财务部门对这块成本很重视;

三是管理严谨。一位打印服务推广人士认为这点很重要,“因为打印采购环节上有利益问题。”

四是成本意识强。

 

  事实上,随着企业生存和竞争压力的增大,企业对成本的认识和缩减会深入到企业的所有“角落”。这些率先采用打印外包企业的出现已经证明了这点。 显然,对打印成本的忽视、传统的打印观念和企业负责人的认识局限是影响打印管理服务应用的一个障碍,而打印外包作为新生事物,也需要企业有一个认识的过程,当然也需要成功案例的示范作用。

 


我们可以为企业打印提供什么?
 

  伴随企业对打印成本的重视和对打印服务的需求,作为国内外包服务行业领先者的北京翔宇兴业科贸中心,很早就推出的打印外包管理服务,并在2005年底开始在中国推广。多年来占据打印机备件供应市场领先地位的重点不是卖出产品,而是提供服务——承揽客户的全部打印工作。为此,我们自身从组织架构上进行了相应调整,并进行了全力的推广工作。

 

  全球打印行业呈现出复印量减少,打印量大幅增加的趋势,而且随着互联网的发展,打印环境更为复杂。翔宇兴业科贸中心在几年前已经提出要创造“领先的打印服务模式”,扩大“全包服务”和“租赁服务”的业务并在行业打印领域有所收获,随着未来打印外包越来越被中小企业选择,对于打印量小的企业、部分外包的项目,相比之下,翔宇兴业作为打印集成商而直接提供服务不仅更加具备成本上的优势,对于不同层次的打印外包服务也推出不同级别的打印外包方案。

  针对大的行业用户,翔宇兴业自己提供全包服务,而对于自有机器的中小客户,我们主要提供备件、维修、维护和技术方面的支持。 从目前市场情况看,打印服务市场刚刚兴起,各厂商之间的竞争态势还没有形成,我们衷心希望大家接受打印服务的理念和价值。

   

包年服务(含硬件)
 

适应群体:主要针对已经购买机器,打印量不大,故障率不高,对售后服务要求较高 的政府机关、事业单位、学校、国企、等等。

适应机型:HP多功能一体机、绘图仪、激光打印机、等等。

包年服务(不含硬件)
 

适应群体:主要针对已经购买机器,打印量不大,故障率不高,对售后服务要求较高 的政府机关、事业单位、学校、国企、等等。

适应机型:HP多功能一体机、绘图仪、激光打印机、等等。
三种外包模式
 

(1)全外包模式,所有的硬件、耗材、维护和服务都外包,费用最后会折算到每一张纸上,一个月打了多少张纸累计起来进行计费。

(2)客户自己买机器不买耗材的外包服务,

(3)机器、耗材都企业自己买,仅外包维修服务。

 

 

打印费用低廉
 

只需按量或者按年支付费用,打印机行业的“廉价模式”,可帮助中小企业降低打印成本 。


一切风险为零
  真正实现打印机厂商从卖“硬件”向卖“服务 ”的转移,最大优点是将原来由客户承担的部分或全部风险转变成由我们承担;

杜绝其他费用
    用户不用担心耗材的价格波动,也不用担心难以控制的修理和换备件的费用,因为机器运作中所需的费用全部由我公司承担。
   

全程服务跟踪
    原来由客户管理和控制机器的状况转变为我公司根据质量标准进行维护保养,主动更换零件,使设备一直保持良好的运行状态。

提高办公效率
    A 可控的管理成本;
    B 简化的结算方式;
    C 标准化的服务标准;
    D 不间断的打印品质;
   

 

现使用自购复打印机通常存在以下问题
 

1、复印机频繁出现故障,且无法得到及时解决;

  2、因使用复印张数已到,复印机频繁出现卡纸现象,影响工作效率;
  3、如需彻底修理复印机零部件较贵切无法保证维修效果;
  4、无法精确掌握复印机实际每月消耗的材料成本。

租用打印机与自购打印机的耗材使用对比
  按每月消耗3000张纸计算
 

项 目

租用打印机

自购打印机(HP6040)

纸张费用

120.00

120.00

墨盒消耗费用

无(包涵月租费内)

380.00(每月一个墨盒)

维修费用

无(承租方承担)

100.00

月租费

300.00(函输稿器)

合 计

420元/月

600元/月

   
  按每月消耗10000张纸计算
 

项 目

租用打印机

自购打印机(HP9050MFP)

纸张费用

400.00

400.00

墨盒消耗费用

无(包涵月租费内)

1140.00(每月三个墨盒)

维修费用

无(由租赁方承担)

100.00

月租费

790.00(函输稿器)

合 计

1190元/月

1640元/月

备注:如每月消耗纸张数为3000张以内,则租金为每月300元;如超过3000张的,超过部分按每张7分钱计算。
   
  大型打印机一般使用纸张寿命为50万张,如果按每月消耗10000张纸计算,则机器最久使用寿命为5年;租用打印机5年费用预计为71400(柒万壹仟肆佰圆整);自购复印机(本身购买价格为12200.00)预计为110600(拾壹万零陆佰圆整)(此费用包括纸张费用400元/月、墨盒消耗费用1140元/月、维修费用100元/月),考虑自购机存在旧物回收费用大致为2000.00,则自购复印机最终费用预计为108600(拾万捌仟陆佰圆整)。按5年的使用寿命来计算,租赁机比自购机大约节约费用为37200.00.

租用打印机的优点
    1、 不用担心机器年代悠久报废;
    2、 可根据公司需要选择最适合的打印机使用,且能及时根据需要进行跟换;
    3、 可免费进行上门维修;
    4、 在使用机发生问题不能短时间内解决时可免费得到备用机;
    5、 免费提供耗材,无需购买。

自购打印机的优点
    1、 可纳为公司固定资产内;
    2、 机器可进行折旧回收处理。
   

打印外包成功案例1
 

      岛四方—庞巴迪铁路运输设备有限公司IT部门负责人徐立华,以前常常会被打印的问题所困扰。 四方庞巴迪的打印量很大,对文印的要求很高,以前都是自己采购打印设备和耗材,自己管理维护。但在购买墨盒等产品时,便会经常面对假冒产品,还会因为对打印预期估计不准而造成浪费。更让徐立华头疼的是打印设备的日常维护问题。

 

      打印设备和PC、服务器不一样,PC和服务器的故障往往是一次性发现一次性解决,而打印设备多是顽固性的问题。

 

      据IDC统计,IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。“由于设备跟责任是分开的,出现问题的时候,服务商往往是想使用最低的代价解决问题,这样做维护的时候很难一次性把问题解决。”

 

 

      后来经过仔细地评估与核算,在今年6月份,四方庞巴迪正式采用了打印外包服务,把整体打印(包括传真)体系外包给专业打印服务公司。这样,所有的打印机都是置于远程打印管理软件的管理之下,使用者都通过打印权限进行打印,打印完以后记数器记下打印的数字,同时也记录下打印的地址和相关的信息。

 

      因为所有打印设备在外包商的远程管理软件的监控之下,遇到有问题的机器会马上更换,对于以前常出现的顽固性问题,专业服务人员常常可以一次性把问题解决。

 

      据徐立华介绍,现在突发性故障率从以前的每月10起下降到1起,常见故障下降了70%以上。 同时,通过管理软件进行安全控制和打印成本控制,安全问题和纸张浪费也很好地解决了。四方庞巴迪的主动打印费用减少了5%-10%,设备上合算到单张打印的目标成本直接降低10%,三年的成本降低大约在18%左右,而这些还仅是从账面上可以看到的直接成本。此外,通过外包还解放了人力,以前是一个人全职负责维护打印机,而现在只需要一个兼职者就可以了。

 

 

 

 

 

一、个人打印设备转为共享打印设备时的问题:

1、当用户从使用个人打印设备转为共享打印的环境时,部门负责人需要走到一个共同的打印机来释放并获得打印作业。

答:在SecureJet解决方案中,有一个分配用户的功能。使用这个功能,部门主管可以将其打印文件分配给其助理。其助理将能够帮助释放并获取打印文件。

2、用户打印100多页的大量文件时,将不得不等待打印机的文件全部打印出来。

答:IT部门需要确认哪些用户可能会需要打印大量作业。可以设置一个单独的打印队列,不配置安全印刷, 为这些用户的客户端安装此打印队列。只要有大量的打印作业,用户可以打印到这个不安全的打印队列。补充,该打印队列可以被TGS 管理,可以记录打印作业的相关信息。


二、安全问题:

3、如果员工丢失其员工卡,其他人员使用其员工卡可以轻松检索并释放他的打印作业。

答:在SecureJet解决方案中,有一个双重身份验证功能。此功能,用户不仅要使用他们的员工卡进行验证,他们还需要提供相对应的密码进行身份验证。这将提供一个双层保护,以防止员工卡失窃导致的机密文档泄漏。

4、SecureJet如何保护我的机密文件?

答:SecureJet保护打印作业,确保打印作业保存在打印服务器或打印机的硬盘内。当用户发送打印作业时,打印作业将不会被打印出来。只有用户在打印机上的身份认证确认通过,用户方可释放其打印作业。这样,SecureJet保护打印作业不会从打印机处泄漏。

SecureJet还可以加密打印数据。使得在打印作业传输期间被保护。即使打印作业在传输过程中被截获,攻击者将无法读取或修改打印作业。


三、生产力和效率问题:

5、如果用户没有带员工卡,这是否意味着他们不能在打印机处检索打印作业?

答:在SecureJet解决方案中,还有另一个身份验证功能。这个特性允许用户使用自己的网络登录的帐号密码在打印机上进行身份验证。通过这种方式,用户仍然能够检索打印作业,即使他们没有带员工卡。

6、对于SecureJet解决方案,这是否意味着IT部门需要管理注册每个员工的卡号,允许他们能够检索打印文件?

答:在SecureJet解决方案中,有一个注册功能。这个功能允许用户用自己的网络系统登录ID和密码在打印机上注册绑定自己的员工卡信息。IT部门可以提供4步指南在打印机旁边指导用户如何注册到系统中。

7、SecureJet解决方案如何提高生产力和效率?

A、用户的角度:

答:当用户使用传统的打印方法时,这是不安全的,并可能有用户会将作业发送到一台不可用的打印机。例如,一个故障的打印机或正在打印大量作业的打印机。但如果使用SecureJet安全拖放解决方案,用户可以去另一个已经启用SecureJet的打印机进行检索并释放存储在服务器上的打印作业。通过这种方式,用户不需要等待另一个打印作业完成或重新发送作业到另一个可用的打印机。

B、IT部门的角度:

答:在一个Securejet安全拖放打印环境,用户仅需要使用一个虚拟打印队列。任何的变化将不影响用户的使用。例如,在增加新的打印机时,IT不需要给相关的用户安装新的打印驱动。这样,可以减少IT的相关支持工作。任何打印机的故障将不是关键问题,因为用户可以随时使用其他可用的打印设备输出。


四、降低成本,减少碳排放:

8、为什么需要购买安全打印?

答:对比由于泄漏寂寞信息导致丢失一个商业机会的风险而言,SecureJet解决方案的投资很低。例如,一个投资银行被罚款,就是由于当用户打印机密作业,并进行打印作业收集的时候机密信息被泄露。之后,该投资银行开始设法保护其全部打印设备,以减少任何类似情况发生的风险。

9、SecureJet解决方案如何帮助用户降低成本和碳排放?

答:在高德的报告中,当实施PIN码验证系统时,可以为用户减少10%的印量,由于忘记收取打印作业和重复的发送的打印作业,因为减少浪费打印输出,从而减少打印成本和碳排放。此外,SecureJet解决方案有许多特性,可以进一步减少不必要的打印输出。以下特性将进一步降低成本和碳排放。

A、安全拖放打印:

SecureJet安全拖放打印,用户关注的机密文件打印在共享打印机的环境也是安全的。用户在打印时,打印作业被保留在打印服务器。只有通过在任意的SecureJet打印机上身份验证,打印作业方可被打印出来。通过这种方式,用户可以减少个人低端打印机的数量,增加网络高端打印机的数量,从而减少打印机的数量,将能够降低电力消耗,减少设备占地。

B、自动删除过期的打印作业:

?在SecureJet解决方案,可以为打印作业设置一个有效期限。如果这个打印作业在设定时间内没有被释放打印,系统将删除这个打印作业。这样,将可以减少打印数据压力。

C、基于规则的打印:

基于SecureJet的规则打印,用户可以设置系统自动删除不符合规则的打印作业,例如,打印作业未使用双面打印,文件不会被打印释放。这样它将进一步实施双面打印。

SecureJet提供的这些功能,能够进一步降低成本和碳排放30%甚至更多。

10、如何实现SecureJet解决方案来实现高可用性?

答:SecureJet解决方案能够支持主动或被动硬件集群环境。这是一个高可用性(HA)集群环境。在这种环境下,应用程序将没有任何中断。如果在任何情况下活动节点出现故障时,故障转移到被动节点。被动节点将自动切换为活跃节点。通过这种方式,不会中断用户的打印和检索工作。

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新型的打印外包服务,开始让企业重新意识到一度被忽略的打印成本


打印外包可以为中小企业解决资金的困扰
 

      在经济低迷期,企业对外包服务是会收缩还是会更加积极?

 

      结论很不确定。但据有关调查显示,当经济不景气时,企业会更加仔细地核算成本,一些大额的、长期的外包项目有缩减的可能,而一些新型的、投资少但对缩减成本见效快的外包却开始受到欢迎。

 

      打印外包便是其中一种。打印外包还采用了多种新型的付费模式,而具体计数方式是和用户选取服务内容是相关的。经济低迷期,这种打印外包模式对资金紧张的企业更具吸引力,这样的企业一般会选择设备、耗材维修等全部外包的租赁模式,在降低成本的同时可以缓解企业现金流上的压力。这时采用打印外包模式就好比当你必须用车而手头很紧时,你可以选择去租辆车而不是只能借钱买辆车。


企业打印目前面临的多种潜在费用
 

  看起来打印外包服务既省钱又省力,又降低了安全隐患,但目前采用外包服务的企业还只是少数。 在人们的传统观念中,打印机和PC等设备相比,它从来都只是一个办公终端,与电话、传真机一起相提并论。许多时候,复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门,相对于服务器,网络、存储、ERP等来说,文印在企业内部不大受重视,很少得到系统性的规划。 同时,许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算。许多企业的管理层,只看到打印设备的更新需要付出成本,而对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。实际上,有关统计显示,按总体打印成本来看,约占到收入的6.1%,当然,不同的行业差异很大。比如广告、设计、电信、金融、保险等行业打印量都很大,相应地,打印费用也很大。而其中有90%的公司没有追踪打印成本,很多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。很多IT经理或是行政办公经理只看到打印管理的10%的费用——就是打印机费用,而对打印耗材、维修费用、人力成本这些费用没有算进去。难怪市场调研公司Gartner分析指出:打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后“堡垒”,如何进行成本控制和预算管理,文印环节成为被日常管理遗忘的角落。


打印外包满足以下企业诉求
 

一是对打印要求很高,打印量很大;

二是企业的财务部门对这块成本很重视;

三是管理严谨。一位打印服务推广人士认为这点很重要,“因为打印采购环节上有利益问题。”

四是成本意识强。

 

  事实上,随着企业生存和竞争压力的增大,企业对成本的认识和缩减会深入到企业的所有“角落”。这些率先采用打印外包企业的出现已经证明了这点。 显然,对打印成本的忽视、传统的打印观念和企业负责人的认识局限是影响打印管理服务应用的一个障碍,而打印外包作为新生事物,也需要企业有一个认识的过程,当然也需要成功案例的示范作用。

 


我们可以为企业打印提供什么?
 

  伴随企业对打印成本的重视和对打印服务的需求,作为国内外包服务行业领先者的北京翔宇兴业科贸中心,很早就推出的打印外包管理服务,并在2005年底开始在中国推广。多年来占据打印机备件供应市场领先地位的重点不是卖出产品,而是提供服务——承揽客户的全部打印工作。为此,我们自身从组织架构上进行了相应调整,并进行了全力的推广工作。

 

  全球打印行业呈现出复印量减少,打印量大幅增加的趋势,而且随着互联网的发展,打印环境更为复杂。翔宇兴业科贸中心在几年前已经提出要创造“领先的打印服务模式”,扩大“全包服务”和“租赁服务”的业务并在行业打印领域有所收获,随着未来打印外包越来越被中小企业选择,对于打印量小的企业、部分外包的项目,相比之下,翔宇兴业作为打印集成商而直接提供服务不仅更加具备成本上的优势,对于不同层次的打印外包服务也推出不同级别的打印外包方案。

  针对大的行业用户,翔宇兴业自己提供全包服务,而对于自有机器的中小客户,我们主要提供备件、维修、维护和技术方面的支持。 从目前市场情况看,打印服务市场刚刚兴起,各厂商之间的竞争态势还没有形成,我们衷心希望大家接受打印服务的理念和价值。

   

 

 

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